一、收文办理
（一）学校各职能部门收到所有来文、来信、来函等外来文件，除明确注明收信人的外，应及时送办公室拆阅。
（二）所有外来文件，办公室和相关部门应做好收文登记，同时填写好“来文审批表”。根据文件要求和领导安排，将文件及时通过钉钉传送到相关部门进行处理。经办人按规定期限和具体要求积极承办，办理情况及办理结果及时向领导回复，同时将办理的所有资料分类整理装订好后交办公室存档备查。
（三）办公室应根据文件要求和领导安排，对经办人及时进行监督管理。督促经办人按时，保质保量完成工作。
二、发文处理
（一）下发的所有文件必须由主办职能部门负责人拟好文稿，准备好相应资料，填写规范的“发文审签表”，经过核对、校对，相关领导审签确认，请示分管校领到同意后由办公室印发、备案。
（二）办公室要对整个发文过程进行监管，对下发文认真审查核对，严把文字校对关和行文格式关，确保发文程序规范，文意简练。
三、文件管理及归档
（一）文件管理
1.所有文件由专人负责管理，严格按阅读范围传阅。
2.各部门教师到上级开会带回的文件，要及时交办公室登记保管，个人不得私自保存。
3.借阅文件一般当日归还，最长不超过3天，各部门确实需要留存的，应自行复印一份，原件必须上交办公室归档。
4.办公室对所管理的正式文件、领导讲话必须坚持一月一整理、一季一清点、一年一归档。在清点核对时发现有短缺现象，应及时查找，补充完整。
（二）文件归档
按照内蒙古农业大学档案管理要求，将学校涉及人、财、物档案资料移交内蒙古农业大学档案室归档。
1.归档时间
每年1月1日—1月10日
2.归档范围
（1）学生：招生、毕业花名册
（2）教师：入、离职及全体教师花名册
（3）学校材料：采购合同、会议记录、上级来文、校内文件、工作计划与总结、规章制度、学校或部门形成的重要文件资料
3.归档要求
（1）由各部门负责将上年度的文件材料收集整理，交由校办公室档案人员统一归档
（2）归档的文件材料要整齐完整，分类准确
（3）卷内文件字迹材料符合要求，签批手续完备
（4）归档文件以"件"为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件
（5）归档文件应按件装订、编号，加盖公章，编制归档文件目录
（6）归档文件按件号顺序装入档案盒（袋），编制档案盒（袋）封面
四、本办法自2018年5月开始执行。
